Privacyverklaring
0. Begripsverklaring
In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:
- Opdrachtnemer : C.M. de Vos, zelfstandig coach, trainer, en eigenaar van Eos Coaching & Training.
- Opdrachtgever : een werkgever of particulier die een opdracht verleent aan opdrachtnemer.
- Opdracht : de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.
- Voorstel : omschrijving van voorgestelde dienstverlening door opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever.
- Kandidaat : de natuurlijke persoon die begeleid wordt door opdrachtnemer.
- NOBCO : Nederlandse Orde voor Beroepscoaches
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Opdrachtnemer is verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG.
2. Verkrijgen gegevens
Opdrachtnemer verkrijgt gegevens van de opdrachtgever en/of kandidaat in het intakeformulier, per mail, tijdens een telefonisch gesprek, of in een persoonlijk gesprek bij het oriënteren op een eventueel aangaan en uitvoeren van de opdracht. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verkregen via derden die opdrachtgever of kandidaat verwijzen naar opdrachtnemer.
3. Verwerkte gegevens
Opdrachtnemer verwerkt van kandidaten en opdrachtgevers (mogelijk) de volgende persoonsgegevens dan wel persoonlijke / vertrouwelijke gegevens:
- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
- Contactgegevens (telefoonnummer(s), e-mailadres(sen));
- Geboortedatum en plaats, pasfoto, werkervaring, opleidingen, competenties (CV);
- Factuurgegevens;
- Ingevulde en verstuurde intakeformulieren met daarin informatie over doelstelling en aanleiding van het traject, (mogelijk) eerdere ervaring met hulpverlening, en informatie over gezondheid;
- Alle informatie de opdrachtgever en / of kandidaat ter beschikking stellen voorafgaand aan en gedurende de dienstverlening;
- Gespreksaantekeningen (uitsluitend voor eigen gebruik) die opdrachtnemer voorafgaand, tijdens en na het verrichten van de opdrachten voor eigen gebruik vastlegt;
- Geretourneerde evaluatieformulieren.
4. Grondslag en doeleinden
Opdrachtnemer verwerkt bovengenoemde gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de opdrachten van opdrachtgever.
Doeleinden van de registratie zijn:
- Bieden van professionele dienstverlening;
- Efficiency en kostenbeheersing in de benodigde dienstverlening;
- Het onderhouden van contact tijdens en – indien gewenst – na afloop van de dienstverlening;
- Beheer van klantenbestand;
- Planning en organisatie werkzaamheden;
- (Belasting)administratie en facturering;
- Kunnen beantwoorden van inhoudelijke vragen van kandidaat / opdrachtgever (met expliciete toestemming van kandidaat);
- Nakomen en bijhouden van verplichtingen als gecertificeerd coach van de beroepsorde van coaches (NOBCO);
- Desgewenst efficiënt invulling kunnen geven aan een vervolgopdracht;
- Verbeteren dienstverlening;
- Nakomen wettelijke verplichtingen.
5. Toestemmingsverklaring
De opdrachtgever en kandidaat worden bij het aangaan van de opdracht gewezen op de algemene voorwaarden waar deze privacyregeling onderdeel van uitmaakt en geattendeerd op dit privacy reglement.
Indien (onderdelen van) de registratie bezwaar oplevert(en), kunnen tussen opdrachtgever, kandidaat en opdrachtnemer specifieke afspraken gemaakt worden over een alternatieve registratie, vast te leggen in de opdracht – mits opdrachtnemer hiermee aan de wettelijke verplichten kan voldoen en niet gehinderd wordt in de professionele uitvoering van de opdracht.
6. Wijze van opslag en beveiliging
Opdrachtnemer slaat de onder 3 genoemde gegevens op in:
- Papieren dossiers, die afgesloten in een dossierkast worden bewaard;
- Digitaal op een met wachtwoord beveiligde laptop en in de beveiligde ‘cloud’ omgeving;
- Op een mobiele telefoon, beveiligd met wachtwoord.
Opdrachtnemer is alert op schendingen van de privacy en hanteert passende beveiligingsmaatregelen.
7. Verstrekking aan derden
Opdrachtnemer verstrekt geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens van kandidaat aan opdrachtgevers of vice versa zonder expliciete toestemming van betrokkene(n). Opdrachtnemer zal zowel, tijdens, als na afloop van de opdracht met opdrachtgever en / of kandidaat alle gegevens en kennis die in het kader van de opdracht met opdrachtgever en / of kandidaat zijn verstrekt, geheimhouden en daar zorgvuldig mee omgaan, behoudends de eventuele verplichting die de wet dan wel een daartoe bevoegd overheidsorgaan op hem legt to openbaarmaking van bepaalde gegevens.
Indien nodig voor de beveiliging of het gebruik van systemen en externe diensten (zoals voor computerbeheer of boekhouding), worden gegevens verstrekt of kan inzage worden verleend in gegevens aan externe dienstverleners. Deze derden mogen de betreffende gegevens alleen verwerken voor deze doeleinden en binnen de wettelijke kaders.
Indien er contact is via social media (waaronder LinkedIn) kunnen gegevens door deze partijen worden opgeslagen, dit binnen de geldende Europese privacywetgeving. Op de websites van Eos Coaching & Training zijn een aantal links naar andere websites van organisaties te vinden. Opdrachtnemer kan geen verantwoording dragen met betrekking tot het gebruik van gegevens door die organisaties.
8. Bewaartermijn
De geregistreerde gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor een goede uitvoering van de opdracht en de doeleinde die in deze verklaring onder artikel 4 zijn genoemd. Doorgaans zal dit voor het dossier minimaal vijf, en tot zeven jaar na het laatste contact zijn; voor fiscaal benodigde gegevens is de bewaartermijn 7 jaar.
De geregistreerde gegevens zullen nadat de onder a genoemde bewaartermijn is verstreken adequaat vernietigd worden.
9. Cookies
Op de website van Eos Coaching & Training worden functionele en analytische cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Klik hier om de cookieverklaring te lezen.
10. Rechten
Opdrachtgever en / of kandidaat kunnen bij opdrachtnemer informatie opvragen inzake de geregistreerde gegevens.
In verband met strikte vertrouwelijkheid en de benodigde vrijheid in vak-uitoefening is het niet mogelijk de persoonlijke aantekeningen in te zien of over te laten dragen.
De onder paragraaf 5 genoemde toestemming kan op verzoek ingetrokken worden – een verzoek kan per e-mail ingediend worden.
Vastgelegde persoonlijke gegevens kunnen op verzoek van betrokkene voor het verstrijken van de termijn van twee jaar vernietigd worden, mits dit wettelijk is toegestaan en de gegevens niet benodigd zijn voor de eventuele afhandeling van een eventueel geschil. Een verzoek kan per e-mail ingediend worden.
11. Wijzigingen
Deze privacyregeling kan worden aangepast naar aanleiding van nieuwe voorschriften of om tot een betere invulling te komen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 15-08-2024